Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
- Interpooling: de directeur.
- Klager: degene die een klacht indient en/of diens gemachtigde.

Artikel 2
Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop Interpooling of personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van Interpooling zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem/haar of jegens een ander hebben gedragen, een klacht in te dienen bij Interpooling.

Artikel 3
Interpooling draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten.

Artikel 4
De directeur is belast met de behandeling van klachten. Interpooling behoudt zich het recht voor om de directeur bij de afhandeling van de klacht te vervangen door een lijnmanager, die niet direct bij de gedragingen en/of uitlatingen die aanleiding zijn tot de klacht is betrokken.

Artikel 5
Schriftelijk ingediende klachten dienen te voldoen aan de volgende eisen:
 - Naam, adres, postcode, woonplaats en telefoonnummer (indien mogelijk) van de klager.
 - De datum waarop de klacht is ingediend.
 - Een korte omschrijving van de klacht.
 - Ondertekening door de klager.
Op verzoek van de klager wordt een mondeling ingediende klacht op schrift gesteld. Deze op schrift gestelde klacht wordt na instemming van en ondertekening door de klager behandeld.

Artikel 6
Zodra Interpooling naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van het vervolg van dit reglement.

Artikel 7
Binnen 10 werkdagen na ontvangst van de schriftelijke klacht wordt aan de klager een ontvangstbevestiging gezonden. De ontvangstbevestiging bevat informatie over wat de klachtenbehandeling behelst en een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft.

Artikel 8
a. Interpooling is niet verplicht de schriftelijke klacht te behandelen indien eenduidig
vaststaat dat niet Interpooling maar een derde partij onderwerp van de klacht is.
b. Interpooling is niet verplicht de schriftelijke klacht te behandelen indien het een gedraging en/of uitlating betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
c. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 9
Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift verzonden. Interpooling stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Plaats en tijdstip van de hoorzitting worden door Interpooling bepaald, eventueel geschiedt dit telefonisch.
Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, hebben recht op
inzage in alle relevante stukken die betrekking hebben op de klacht. Plaats en tijdstip van de ter inzage legging worden door Interpooling bepaald. Op verzoek kunnen zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft kosteloos afschriften krijgen van deze stukken.
Van het horen wordt een verslag gemaakt, dat door Interpooling wordt toegestuurd aan de klager respectievelijk aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Interpooling kan van het horen van de klager afzien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel de klager, respectievelijk degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, heeft verklaard geen gebruik te willen maken van zijn recht om gehoord te worden.
De klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd, kunnen voor eigen rekening getuigen en deskundigen meebrengen. Voor bijzondere gevallen kan Interpooling besluiten deze kosten geheel of gedeeltelijk voor haar rekening te nemen.

Artikel 10
Interpooling handelt de klacht binnen 4 weken na ontvangst van het klaagschrift af.
Interpooling kan de afhandelingtermijn met ten hoogste 4 weken verdagen. Van deze verlenging van de afhandelingtermijn wordt schriftelijke mededeling gedaan zowel aan de klager als aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, onder vermelding van de reden van vertraging in de klachtenafhandeling en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting zal kunnen plaatsvinden.
Na voltooiing van het onderzoek kan aanvullend onderzoek plaatsvinden indien, nadat de standpunten uiteen zijn gezet, feiten en omstandigheden bekend worden die voor het oordeel over de klacht van aanmerkelijk belang kunnen zijn. Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden hierover geïnformeerd.

Artikel 11
Indien de klager of degene over wiens gedraging wordt geklaagd niet voldoen aan het verzoek van Interpooling te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken te overleggen of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt Interpooling de klacht af op basis van de beschikbare gegevens.

Artikel 12
Interpooling stelt de klager en degene over wiens gedraging is geklaagd schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de ingediende klacht alsmede van de eventuele conclusies die Interpooling daaraan verbindt.

Artikel 13
Interpooling draagt zorg voor de registratie van de ontvangen klachten en brengt jaarlijks een verslag uit over aantal en aard van de klachten alsmede over de in het kader van de klachtenafhandeling genomen maatregelen.

Artikel 14
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2005 en wordt aangehaald als 'Klachtenreglement Interpooling'. Laatste wijziging c.q. vaststelling: Haarlem 1 januari 2007.